Від руфтопу до торнадо: історія однієї вечірки Cpamatica
Всім привіт! Після моєї першої публікації пройшло аж 4 місяці, а коли я її писала, то думала що все - я почну вести свій блог. Але не все склалося як гадалося - літо, велика конференція, вечірка для партнерів, мерч, рутина і я успішно забулася, що хотіла писати про свій досвід. Але! я повернулася, нотатки цього монологу з собою вже давно чекали свого виходу в світ, тому приємного читання :)
Цього разу я хочу поговорити про вечірки. Наша команда зібрала своїх партнерів на першу Cpamatica тусовку в Києві ще в далекому 2017 році, а з 2023 ми почали проводити вечірки під час конференції ТЕС. Історія буде про організацію однієї з таких наших вечірок під час конференції, і забігаючи наперед - все пішло не по плану, але давайте спочатку.
The European Summit проходить двічі на рік: навесні - в Іспанії або Португалії, восени - у Празі. Це одна з ключових подій для дейтинг вертикалі, де зустрічаються партнери, команди й люди, які роками працюють в індустрії. Саме тому з 2023 року ми організовуємо тут власні вечірки, щоб продовжити спілкування за межами шумного мітмаркету і конференційного готелю.
Отже, 10 березня 2025 року. Перший ТЕС в Севільї - в одному з найспекотніших міст Європи. Початок весни, але південь Іспанії і я в пошуках локації. Стиль наших вечірок - speakeasy cocktail party, тобто приємна музика, смачні коктейлі, закусочки - чудова атмосфера для продовження бізі дню на конференції. Локації, які я шукаю в першу чергу - руфтопи, щоб був гарний вид на місто, достатньо (але не забагато) місця, і приміщення де можна в разі дощу сховатися. Але цього разу я собі подумала - який дощ в Севільї, тут багато разів фіксували найвищу температуру в Європі. Сюрпрайз, сюрпрайз - дощ був весь тиждень, поки наша команда була в Севільї.
Пошуки місця
Поділюся з вами своїми маленькими (для мене очевидними) лайфхаками, як я підходжу до пошуку ідеального місця для нашої вечірки.
Крок 1. Відкриваю booking.com і там дивлюся готелі з найвищим рейтингом. Можуть бути 4 і 5 зірок, бутік готелі - головне, щоб в них були місця спільного користування, які теоретично можна орендувати.
Крок 2. Гуглимо event venue Seville, можна додати унікальні, історичні і тд. Також часто набагато краще спрацьовує пошук, якщо писати запит локальною мовою.
Крок 3. Відкриваємо інстаграм і там де пошук серед рекомендацій вводимо - wedding venue Seville. Насправді таким чином, ми можемо знайти багато різних як місць, так і підрядників для свят (аж до місцевих сервісів оренди різних дрібниць).
Крок 4. Відкриваємо google maps і шукаємо ресторани з терасами чи окремими кімнатами для івентів, а також бари.
Крок 5. Якщо зовсім пошуки зайшли в глухий кут, приходимося по всім ресторанам, барам, кафешкам в потрібному нам районі. Розглядаємо фото і візуалізуємо, де міг би пройти наш івент.
Після цих кроків, ми формуємо список з можливими місцями для нашої вечірки, в мене в середньому виходить до 30 таких місць. І пишемо кожному лист, де обовʼязково розписуємо тип нашої вечірки, кількість гостей, час проведення і уточнюємо умови оренди.
Серед умов оренди обовʼязково дізнаємося -
- чи є план Б у приміщенні;
- чи можна провести захід у потрібний час;
- що входить у вартість оренди;
- які є обмеження щодо музики, бару та техніки.
Перед відправкою листів, помічаємо собі топ пʼять локацій, які найбільше подобаються - в моєму випадку, це зазвичай руфтопи, цікаве історичне місце, або зала (бар, ресторан) з класним інтерʼєром. Якщо у вас гарний інтерʼєр, або прикольний вигляд на місто, або історична будівля - це вже частина WOW ефекту на вечірці. Але якщо все-таки у вас кімната з білими стінами, тоді вам потрібно повертатися до тих самих сервісів оренди різних дрібниць і додавати окремо - вазони, квіти, кульки, ролапи, світло, проектори і тд.
Тож повернемося до нашого місця. Ми його знайшли, це був красивенний руфтоп. Вдалося домовилися про круті умови, відгуки про готель високі, про ресторан також - на цьому етапі все йде по плану.
І ось ми в Севільї. Перший день - трохи дощить, але часом виходить сонце, стає тепло, і я ще сподіваюся, що все буде добре.
А потім приходить повідомлення від локації - через штормовий вітер вечірку на даху провести не можливо.
Я ще якийсь час сподіваюся, що погода зміниться. Але у ті дні ситуація стає настільки серйозною, що за 40 км від Севільї фіксують торнадо (пруфи, що я не драматизую тут). Навіть у закритій частині ресторану вода протікає зі стелі, а гості приходять на вечірку змоклими.
Та попри все, готель знаходить для нас альтернативу - вишукану залу в закритій частині ресторану. Вона менша за наш початковий руфтоп, але саме це додало вечору камерності й затишку.
А ще в нас був діджей, який грав на скрипці. І, як виявилося, у закритому просторі його музика звучала навіть краще, ніж могла б на даху. Смачні коктейлі, приємні розмови й жива скрипка створили саме ту атмосферу, заради якої ми й збираємося разом.
Зрештою, саме таким цей вечір і залишився в моїй пам’яті - не через шторм, а через атмосферу, людей і відчуття, що навіть коли все йде не за планом, може вийти щось особливе.
І якщо вам теж захотілося трохи відчути атмосферу наших вечірок, зібрала тут відео з трьох із них: тієї самої в Севільї та двох наступних в Марбельї та Празі. Бо іноді кілька кадрів можуть розповісти про настрій вечора більше, ніж цілий абзац тексту :)
Ця історія ще раз нагадала мені, що в організації івентів недостатньо просто знайти красиву локацію та продумати програму. Потрібно заздалегідь розуміти, що робити, якщо щось піде не так, і мати план Б. А ще - перевірити всі деталі на місці: розташування діджея й техніки, барних зон, достатньо простору для гостей, щоб ніде не було затісно чи, навпаки, порожньо. Саме такі речі, про які гості можуть навіть не здогадуватися, часто й визначають, яким вони запам’ятають вечір.
Якщо подивитися ширше, одна з важливих потреб сьогодні - відчувати приналежність, бути серед «своїх». І навколо Cpamatica ми намагаємося створити саме таке ком’юніті: через унікальні колаборації, вечірки без зайвого шуму та наш телеграм блог, де афф менеджери діляться особистим досвідом. Сподіваюся, нам це вдається :)
Ось така історія однієї вечірки, яка залишила по собі досвід, емоції та теплі спогади. Сподіваюся, мій досвід комусь стане в пригоді, а ваш план Б завжди буде затишним :)
Тож до зустрічі на наших наступних івентах! Будемо раді побачитися, поспілкуватися й створити ще трохи спільних спогадів.
Рекомендовані статті
