Естимація і тайм трекінг: як вони допомагають все встигати.

Признавайтесь, бували у вас ситуації, коли в 3 ночі під час напливу мотивації ви запланували стііільки всього: і встати о 6 год, і зарядку зробити, і сніданок повноцінний приготувати, і ще цілий список різних задач, як робочих, так і особистих? А тепер дайте собі чесну відповідь – багато разів ви виконували весь той список? Проблема таких списків зазвичай полягає в тому, що вони банально нереалістичні. Тож наша задача реалістично подивитись на свій графік і свої можливості, щоб пізніше не розчаровуватись в собі. Бо це не ви такі ліниві, це ви просто неправильно виконуєте етап естимації.

Тому почнемо з того, що це взагалі таке той естімейт і трекінг. 

Естимація – це коли ви оцінюєте або прогнозуєте, скільки часу може знадобитись на ту чи іншу задачу. Простіше кажучи, це коли до вас приходить проджект і питає: "Скільки часу тобі потрібно для того, щоб накидати простий вайрфрейм каталогу?", а ви йому відповідаєте: "3 години».

Так як в душі я аналітичний аналітик, я за те, щоб у будь-яких рішеннях, гіпотезах і прогнозах завжди опиратись на доступні дані, в тому числі і для естимації. А щоб якісь дані в нас зʼявились, їх потрібно зібрати. Тут вже на допомогу приходить тайм трекінг – відстеження часу, витраченого на те чи інше завдання. 

Як ці занудні процеси допомагають виконувати той самий, написаний у рожевих окулярах, список задач?

Все просто: якщо ви знаєте, скільки часу зазвичай у вас займає задача, то зможете прогнозувати найбільш правдоподібно, скільки часу вона займе у вас завтра. А тепер візьміть і порахуйте, скільки годин займає кожна задача з вашого чарівного списку і чи фізично ви зможете їх виконати хоча б за 24 години. Навіть якщо і так і ви наступні 24 години не плануєте спати, а спрямуєте всі свої зусилля суто на виконання задач, то ви все одно не встигнете)))

Чому так? Бо такий спосіб планування не враховує ризики, непередбачувані ситуації і ваші фізичні можливості. Якщо вам раптово хтось подзвонить, напише, викличе в зум або у вас просто збіжить молоко, ви будете змушені витратити на це час, хоча в ваші плани це не входило. 

Тому ось список порад, як врахувати все:

1. Визначте справжній час, який ви витрачаєте на якусь задачу. Прогнозуйте лише ті задачі, які ви ніколи не виконували. Ніколи не кажіть собі: «Тоді я просто відволікався, а завтра я відволікатись не буду і зроблю цю задачу за годинку». Такого не буде, ви і завтра будете відволікатись, змиріться.
2. Додайте 20% часу на ризики. В ідеалі до всіх задач, але якщо бачите, що буфер надто великий для вас, то додайте ризики хоча б до найбільш обʼємних або непередбачуваних задач.
3. Якщо є моменти, які потенційно можуть виникнути, додавайте їх теж. Це можуть бути наприклад, правки.
4. Додавайте в список не тільки робочі таски, але і відпочинок. По-перше, не треба себе заганяти і вимагати від себе якоїсь овер продуктивності. По-друге, якщо ви не сплануєте відпочинок, то ймовірність того, що ви все одно його зробите величезна, але тоді весь графік зсувається. Це стосується і якихось інших буденних справ, на які теж йде ваш час і буфер в 24 години зменшується. Вам не обовʼязково (і навіть не треба бо це вже нездорово) розписувати кожен свій рух, але ви можете закласти на це якусь кількість часу загалом. 
5. Натягніть ваш список на календар. Тобто прямо пропишіть, в який час і яку задачу ви будете робити. Це не для того, щоб поїхати дахом і мити руки за розкладом. Це для того, щоб подивитись на свій список максимально реалістично. Ви просто побачите, що ваш список просто не поміщається в один день. А крім того, це допоможе вам групувати схожі задачі або відповідати на запитання «Коли буде готовий дизайн?», бо ви вже будете приблизно уявляти, коли сядете за нього і коли закінчите. 

Так ваш графік стане максимально індивідуальним під ваші особисті проблеми. Я вже не кажу про те, що трекінг часу допомагає спостерігати за своїм ростом або деградацією, відстежувати час своєї найкращої продуктивності і тд. 

Ви можете поринати в цю тему настільки глибоко, наскільки вам це окей. Наприклад, раніше я відстежувала і фіксувала в таблиці час на різні задачі. Але зараз я вже цього не роблю, бо задачі повторюються і я приблизно знаю, що і скільки мого часу займає (але це не мій мрійливий мозок так прикинув, а дійсно воно стільки займає, бо раніше я рахувала). А якоїсь глибшої інформації від цих даних мені не треба, піки продуктивності я відстежую по відчуттях і т д. 

Колись я розробила цілу систему естимації і тренінгу часу для команди, яка допомогла нам точніше визначити обʼєми проектів і їх вартість. Тому якщо вам цікаво почитати ще щось від мене, запрошую до мого телеграм-каналу про дизайн, дослідження і менеджмент.